Interim-operations

Werk festival: de crew en logistiek achter de schermen

Een festival is een tijdelijke stad die in een paar dagen wordt gebouwd, draait en weer verdwijnt. Dat vraagt om duidelijke afspraken: wie leidt welk onderdeel, hoe worden crew en vrijwilligers gebriefd en wie beslist als het misgaat. Wij helpen festivalorganisaties met een kernteam van 10 tot 50 mensen de organisatie jaar na jaar steviger te maken.

U krijgt een plan voor de eerste week in uw situatie, en daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Een festival is eenmalig, maar de fouten komen elk jaar terug.

De briefing begint te laat en blijft vaag.

Crew weet niet wat er wordt verwacht.

Vrijwilligers zijn enthousiast maar slecht ingezet.

Niemand weet wie op welke post hoort.

Het kernteam is na het festival uitgeput.

En de kennis verdwijnt met hen.

Zo pakken we het aan

We geven het festival een vaste structuur, ook als het team elk jaar wisselt.

Terugblik rond uw festivalWe bekijken wat er afgelopen jaar gebeurde en wat steeds terugkomt.
TeamstructuurWe delen het festival in onderdelen met elk één verantwoordelijke en een vaste manier van overleggen.
Draaiboek en briefingEen draaiboek en een briefing die elk jaar opnieuw gebruikt worden.

Wat u krijgt

Een festivalteam dat weet wat het moet doen, ook als het druk is.

Een organisatiestructuurWie verantwoordelijk is voor welk onderdeel.
BriefingsformatWat crew en vrijwilligers vooraf horen.
Draaiboek voor bouw en afbouwVan eerste vrachtwagen tot laatste opruimploeg.
Overdracht naar het volgende jaarZodat niets verloren gaat.

Zo werken we

Geen rapport en geen inzet zonder eind. We pakken aan wat nu nodig is en blijven tot uw team het zelf draagt.

Eerste week

We lopen mee, praten met uw mensen en zetten de grootste knelpunten op een rij.

Aanpakken

Samen met uw teamleiders lossen we de knelpunten op, in de volgorde die het meeste oplevert.

Overdragen

Uw team neemt de nieuwe werkwijze over. We kijken mee tot het vanzelf gaat, en dan stoppen we.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: de knelpunten zijn opgelost en uw eigen mensen dragen de werkwijze zelfstandig. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een interim die vertrekt en alles laat terugvallen, heeft niets opgelost. Daarom draait het om uw mensen: we blijven tot zij het overnemen.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over zorg, evenementen en overheid

Werk op festivals organiseren zonder chaos achter de schermenWerk op festivals is een logistieke puzzel. Een operations manager bouwt mee aan de uitvoering. Met een plan voor de eerste week in uw situatie.Werken bij een festival begint met een goede briefingWie bij een festival werkt, heeft een goede briefing nodig. Een operations manager regelt de crew-inzet. Met een plan voor de eerste week in uw situatie.Werken bij een festival, en de opbouw die nooit op tijd af lijktOpbouw en afbouw maken of breken een festival. Een operations manager organiseert ze. Met een plan voor de eerste week in uw eigen situatie.Werken voor festivals als leverancier: wie stuurt uw seizoen?Levert u aan festivals en loopt uw operatie vast in het seizoen? Een operations manager werkt mee. Met een plan voor de eerste week in uw situatie.Werken op een evenement begint ver voor de openingOrganiseert u evenementen en lopen de dagen chaotisch? Een interim operations manager brengt orde. Met voorproefje: plan voor de eerste week.Een bijbaan op festivals met een duidelijke organisatieBijbanen op festivals draaien op bemensing. Een interim operations manager brengt orde in het geheel. Met voorproefje: plan voor de eerste week.Festival baantjes goed organiseren voor uw bezoekers en uw teamFestivalbaantjes en veel tijdelijk personeel? Een interim operations manager organiseert inzet en inwerken. Met een voorproefje: plan voor de eerste week.Een festival bijbaan waar mensen graag terugkomenBijbaners en studenten inzetten bij een festival? Wij helpen u de inwerking en aansturing te organiseren. Met een voorproefje: plan voor de eerste week.

Alles over zorg, evenementen en overheid → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Helpen jullie bij vergunningen?

Nee. Dat is aan de organisatie of een gespecialiseerde adviseur. Wij richten ons op interne organisatie.

Leveren jullie vrijwilligers?

Nee. Wij helpen u ze goed in te zetten.

Kunnen jullie meelopen tijdens het festival zelf?

Ja, als onderdeel van een inzet. Het doel blijft dat uw eigen team het draagt.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: hoeveel dagen per week iemand meewerkt, hoe lang de inzet duurt en hoeveel er opgelost moet worden. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie hoe de eerste week eruitziet.

Vertel wat er nu opgelost moet worden. Wij maken een plan voor de eerste week, in uw situatie.

  1. Uw voorproefjeEen plan voor de eerste week, in uw situatie.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan bespreken we wat er in de eerste week moet gebeuren.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Interim-operations → · Kennisbank